Comment mettre en place une bonne organisation de son activité de maintenance ?

Dans la plupart des prestations que j'ai récemment réalisées, que ce soient des modules de formation, des analyses d'activités, ou des accompagnements, j'ai été souvent constaté qu'il y avait un manque sur l'organisation de l'entité maintenance. Cela ne veut pas dire que celle-ci n'était pas structurée, ni qu'elle ne fonctionnait pas, mais elle était souvent perfectible n'ayant pas évolué depuis des années, et que cela créait des difficultés pour les managers, voire des tensions dans les équipes. A terme, cela a donc un impact sur les résultats de l'activité de maintenance, avec une diminution notable des résultats et de la qualité du service.

Il est donc important de travailler sur l'organisation de son activité maintenance, en utilisant des outils et méthodes simples et éprouvées :

• Tout d'abord, il faut clairement situer l'entité maintenance au sein de l'entreprise, et qu'elle apparaisse clairement dans l'organigramme. Si le service maintenance existe dans l'entreprise, c'est qu'il est important. Il n'y a donc pas de raisons à le voir confondu avec d'autres activités.

• Faire apparaitre la maintenance dans l'organigramme de l'entreprise, c'est une chose. Mais, il faut également savoir ce qu'il doit faire et comprendre ses missions et rôles. Dans le cas contraire, le risque est réel (et c'est malheureusement ce qui se passe dans de nombreuses entreprises) de faire de la maintenance le service à tout faire (sous prétexte que ce sont des gens techniques et manuels, ils peuvent tout gérer dans une entreprise !). Il est donc important que le responsable de l'entité maintenance fasse connaître à toute l'entreprise les rôles et missions de son service afin que ce soit clairement défini.

• Les fiches de fonction (ou fiches de postes dans le langage commun) représentent, selon mon expérience et les échanges avec les gens de terrain, un pilier indispensable à la bonne organisation de l'entité maintenance. On pourrait rapidement me retorquer qu'il ne s'agit que d'un document et que cela ne change rien dans le fonctionnement quotidien. Mais, et cela se confirme sur le terrain, le fait de rédiger des fiches de fonctions précises et claires permet de bien définir qui fait quoi, et donc les rôles et missions de chacun. Lorsque c'est bien fait, ces fiches représentent un véritable appui aux managers, et évitent les fameuses phrases "ce n'est pas à moi de le faire", ou "ce n'est pas mon rôle. Bien entendu, l'intégralité des intervenants de l'équipe maintenance est concernée par ces fiches de poste, du responsable de l'entité, jusqu'au technicien / opérateur. Celle du responsable de l'entité maintenance doit être rédigée par le directeur de l'entreprise; celle du ou des managers de proximité par le responsable de l'entité maintenance; et celles des techniciens / opérateurs par les managers de proximité ou le responsable de l'entité. Et, il ne faut pas oublier que ces fiches sont vivantes, et qu'elles doivent être ajustées dès que l'activité évolue (l'entretien annuel permet à ce titre de faire un point sur son contenu).

• Il existe un autre outil, que l'on utilise lors de démarches d'amélioration continue : la matrice RACI. L'objectif n'est pas ici de faire une description précise de cet outil, mais je vais en rappeler les grandes lignes. Elle permet, au sein d'une organisation de définir clairement et précisément les rôles de chacun. Il convient donc de définir, pour chaque tâches et activités qui fait (R= Réalisateur), qui décide (A= Approbateur), qui est consulté (C= Consulté) et qui est informé (I = Informé). A mon sens, la force de cet outil est surtout qu'il définit clairement qui est le responsable d'une tâche (le fameux A), et qu'il n'y en a qu'un. Pour les autres intervenants (R, A, et I), ils peuvent au contraire être plusieurs. La réalisation de cette matrice est une aide pour affiner des fiches de postes, et ainsi avoir une vision très exhaustive des tâches réalisées par un service maintenance.

La mise en place de ces outils permet donc d'avoir une vision beaucoup plus claire et définie de l'organisation de la maintenance. Ils peuvent être complétés par d'autres outils  en cas de situation ou de processus très complexes, mais ils ont le mérite d'être simples, pragmatiques, et immédiatement applicables. Dans les différentes prestations que j'assure, je les mets systématiquement en avant, car, une fois de plus, une organisation claire, simple, et définie de l'activité maintenance permet de faciliter la réalisation des opérations. Dans le cas contraire, les intervenants ne savent pas ce qu'ils ont à faire, et ne comprennent pas leur rôle, ce qui peut avoir rapidement des conséquences désastreuses