Pourquoi est il important de former les acteurs de la maintenance à l'utilisation opérationnelle de la GMAO ?

Le hasard a fait que les deux dernières analyses maintenance que j'ai réalisées ont eu lieu dans des entités qui venaient de changer de GMAO. De plus, il s'agissait du même outil provenant du même éditeur. J'en ai tiré quelques conclusions que je vous livre ici.

Tout d'abord, j'ai eu l'occasion dans ma carrière professionnelle d'utiliser et de voir de nombreuses GMAO. Il y avait du bon et du moins bon. J'en ai surtout tiré la conclusion qu'il n'y avait de produit parfait, si ce n'est celle que l'on se crée soi-même (mais cela pose d'autres soucis en terme de gestion interne et de temps passé). De ce fait, la majorité des entités maintenance font le choix de s'orienter vers des GMAO produites par des éditeurs. Il y a alors tout un process d'analyse du besoin, et de sélection du produit qui est réalisé, mais ce n'est pas là dessus que j'insisterai aujourd'hui. C'est plutôt de la mise en place et de l'accompagnement que je vais traiter ici.

Dans les 2 entités maintenance que j'ai donc accompagnées fin mars et début avril, une nouvelle GMAO, issue d'un éditeur reconnu, venait d'être déployé. D'un point de vue personnel, je trouve que cet outil fait partie des meilleurs que j'ai vu, en particulier sur les possibilités offertes, ainsi que sur l'ergonomie. Bien entendu, il y a à rédire sur certains aspects, mais, globalement, l'outil est plutôt bien pensé pour les activités de maintenance. Par contre, et c'est un sujet particulièrement important, dans les 2 entités que j'ai accompagnée, il y a un point important qui m'a été remonté, et que je partage totalement : c'est l'absence d'une véritable formation terrain sur l'utilisation de la GMAO.

Souvent, et c'est un aspect que j'ai également constaté quand j'ai vécu des mises en place de nouvelles GMAO, l'éditeur propose des formations et des accompagnements à destination des utilisateurs (c'est ce qui est prévu dans le contrat). Ces opérations sont donc réalisées, mais elles ont souvent un inconvénient majeur : elles ne sont pas orientées terrain. Un des utilisateurs que j'ai vu récemment a parfaitement résumé la situation : "la formation sur la GMAO n'était pas orientée parcours utilisateur".

Effectivement, lors du déploiement GMAO, deux cas de figures se rencontrent souvent :

1. Une formation en salle qui consiste à présenter l'outil et ses fonctionnalités. De plus, les stagiaires sont amenés à utiliser l'outil. L'énorme inconvénient ici est de ne pas réaliser selon directement sur le terrain, et donc de rester très générique. Nous sommes en effet sur des exercices qui ne correspondent pas toujours au quotidien des stagiaires
2. Une formation directement sur le poste de l'utilisateurs.  Elle peut être la suite de la formation en salle, ou être directement mise en place. Elle présente l'avantage de passer moins de temps sur les aspects purement "informatiques", dont les utilisateurs se fichent souvent, et d'aborder rapidement les manipulations. Mais, et cela rejoint le premier cas, là encore, il manque la prise en compte de la vraie utilisation terrain. En fonction du temps, et de la connaissance du formateur, cela peut s'en rapprocher, mais c'est rarement le cas.

Que peut on donc mettre en place pour améliorer l'appropriation de la GMAO par les utilisateurs ? Réaliser des vrais accompagnements terrain des différents acteurs de l'entité, en prenant systématiquement en compte ce qu'ils font au quotidien. Cela veut donc dire passer du temps avec chacun de ces utilisateurs, en intégrant pleinement ce qu'il réaliser au quotidien, et se focaliser dessus. De ce fait, cela implique de ne pas lui embrouiller la tête avec des fonctionnalités qu'il n'utilisera jamais.

Concrètement, la formation / accompagnement d'un responsable d'équipe sera différente de celui du responsable maintenance car leurs rôles sont différents et l'utilisation de la GMAO ne sera pas la même. De même, un responsable méthode a des missions différentes d'un ordonnanceur, donc ils n'utiliseront pas la GMAO de la même façon

Pour un éditeur, c'est un aspect à prendre en compte. Certes, cela a impact non négligeable sur le temps de déploiement; mais ce temps passé sera rapidement bénéfique car les utilisateurs seront plus à l'aise avec l'outil, et donc plus efficace au quotidien. Et, coté entreprise, c'est également à intégrer lors du projet, en définissant un temps d'appropriation et d'accompagnement.

La GMAO est un outil charnière dans les entités de maintenance. Ce sont souvent de outils qu'il faut s'approprier et qui ne rentre pas systématiquement dans la logique des utilisateurs. C'est pourquoi la formation et l'accompagnement terrain sont indispensables, et qu'il faut savoir y consacrer du temps.

08 Avril 2026 © Pascal RICHARD - NPR Consulting Tous droits réservés