Traçabilité en maintenance : savoir retrouver l'information rapidement

La traçabilité des opérations de maintenance est un sujet complexe,  et qui donne souvent lieu à de nombreux débats :

• Comment retrouver rapidement les informations dont j'ai besoin pour améliorer mes diagnostics, et donc la qualité de la maintenance ?
• Comment tracer ce que j'ai fait, sans que cela soit trop chronophage, et en toute simplicité ?
• Comment avoir un langage commun et facilement compréhensible ?

Il existe bien entendu une réponse standard à ces 3 questions, à savoir l'utilisation d'un outil de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO), qui, si elle est bien choisie, bien paramétrée, et bien utilisée, permet d'avoir une traçabilité efficace. Mais, et c'est la réalité du terrain, cet outil n'est pas toujours utilisable immédiatement sur le terrain. Que ce soient pour des raisons logistiques (pas d'accès immédiat à l'outil lors de la réalisation des opérations, problèmes liées au réseau informatique), ou pratiques (utilisation impossible lors de la maintenance), il n'est pas toujours facile d'avoir rapidement l'information.

Bien entendu, la mise en place d'outils mobiles permet de résoudre en partie ces difficultés. Une entreprise qui intègre des applications mobiles dans le choix de sa GMAO (utilisation sur tablette ou smartphone) aura une bonne logique et prendra donc en compte cette problématique opérationnelle. L'information sera rapidement accessible (opérations réalisées), et les opérations réalisées seront immédiatement inscrites dans l'outil. C'est donc la solution qui parait la plus appropriée !

Mais, comme dit plus haut, l'utilisation d'une GMAO lors de la réalisation des opérations n'est pas toujours possible. Alors comment faire ? Il est possible de travailler comme le font de nombreuses entités de maintenance :

• Réaliser les opérations, et faire la traçabilité en fin d'activité : cela nécessite la mise en place d'une véritable organisation (qui réalise cette traçabilité ? Les outils informatiques sont ils en nombre suffisants, et facilement accessibles ?).
• Avoir des documents papiers nécessitant de noter ce qui est réalisé au fur et à mesure de la journée : ces informations sont souvent notés sur une check list, ou sur le bon de travail de l'agent. Mais, il faut ensuite que ces données soient notées dans la GMAO (voir le point précédent). Nous voyons donc que le risque d'oubli existe (opération non notée sur le papier, ou non saisie dans la GMAO)
• Disposer d'un historique papier lors de la réalisation d'opérations préventives ou correctives (hors diagnostic) : cela permet une véritable prise de position sur les pièces qui seront à remplacer lors des opérations de maintenance. Cela nécessite donc une discipline lors de l'édition du bon de travail, et présente l'inconvénient de consommer du papier.
• Aller à la pèche aux informations lors de la réalisation des diagnostics :  soit l'information est facilement accessible dans la GMAO (ordinateurs disponibles, et historique facilement consultable), soit elle ne l'est pas, et l'agent va se baser sur son expérience, et les informations fournies par ses collègues. Dans ce dernier cas, le risque est important d'avoir un diagnostic biaisé, ou de passer plus de temps que nécessaire.

En attendant d'avoir une véritable démarche de digitalisation dans les ateliers de maintenance (en y associant des outils performants et simples) qui permettra de fiabiliser la traçabilité des opérations, de nombreuses entités fonctionnent comme je l'ai écrit ci-dessus. Il est donc nécessaire de rendre ce process le plus simple possible, tout en le rendant opérationnel :

• Bien définir qui fait quoi sur la traçabilité (managers ? agents ? assistants techniques ?)
• Donner les moyens techniques de réaliser cette traçabilité : outils informatiques en nombre suffisants, et accessibles
• Disposer de check list simples à remplir, visuelles, donnant une vision exhaustive des opérations à réaliser sans rentrer dans trop de points de détails
• Rendre l'historique des opérations réalisées simple à consulter, que ce soit sur informatique ou sur papier
• Mettre en place un retour d'expérience sur les pannes les plus problématiques, et y consacrer du temps lors des points quotidiens et réunions d'équipe
• Mettre en place du management visuel identifiant ce qui a été réalisé sur l'équipement. Par exemple, l'image illustrant cet article est issu d'un récent accompagnement dans un atelier, dans lequel les agent effectuant la maintenance préventive indiquent systématiquement la date de remplacement des organes. Cela ne laisse donc pas la place à l'interprétation, et permet un véritable gain de temps.

Nous le voyons bien, et c'est d'ailleurs un sujet très épineux dans les entités de maintenance : la traçabilité est primordiale à réaliser, mais il faut y associer des moyens. Mais, avant de partir sur des investissements lourds, il faut au préalable réagir de façon opérationnelle et trouver des solutions qui font gagner du temps.

08 Décembre 2025 © Pascal RICHARD - NPR Consulting Tous droits réservés.